Si el antiguo sistema de telefonía comercial aún funciona, no hay necesidad urgente de una actualización. ¿O sí?
Ningún negocio quiere no ser capaz de satisfacer las necesidades de los clientes debido a un sistema telefónico desactualizado. A pesar de que su sistema telefónico es capaz de mantener una funcionalidad básica en este momento, puede haber algunas señales que informen que es hora de una actualización importante. Si bien algunas empresas dudan en realizar una gran inversión, el valor comercial de una actualización del sistema telefónico se subestima en gran medida.
Esté atento a las siguientes señales de que podría ser el momento de actualizar el sistema telefónico de su empresa.
- Su sistema telefónico se está volviendo obsoleto.
La tecnología en todas las industrias se vuelve obsoleta rápidamente. Podría ser un detrimento para su empresa operar un sistema telefónico que haya sido descontinuado por el fabricante. Alemania, Australia, Italia y países de todo el mundo están experimentando el apagado y la transformación de RDSI de los servicios tradicionales de RDSI a los basados en IP. Un sistema telefónico heredado ahora está desactualizado, ya que su mantenimiento es relativamente caro, no puede ofrecer funciones de comunicación modernas y se basa en las líneas telefónicas tradicionales. Por lo tanto, cuanto más tiempo continúe invirtiendo en sistemas telefónicos obsoletos, más costoso y desafiante será reemplazarlos. Después de la actualización, es posible que se sorprenda al descubrir cuánto podría ahorrar.
2. Su negocio se está perdiendo las últimas funciones imprescindibles.
A medida que el entorno de trabajo evoluciona, las características del sistema telefónico también están evolucionando todo el tiempo. Sin duda, en lugar de comprar otras soluciones una tras otra para complementar su sistema telefónico anterior, un sistema todo incluido, es sin duda una opción más económica. Las empresas que utilizan VoIP dependen cada vez más de la funcionalidad avanzada para llevar a cabo sus operaciones diarias. Eche un vistazo más de cerca a su sistema telefónico de negocios actual. ¿Carece de funciones como la operadora automática, la grabación de llamadas, la música en espera, la cola de llamadas y la conferencia? Si es así, es probable que su sistema telefónico esté desactualizado y que necesite una renovación.
3. Sus empleados están encadenados al escritorio para recibir llamadas.
Aproximadamente el 85% de las personas cuyas llamadas no son contestadas no volverán a llamar. Si alguna vez recibió quejas de clientes que no pueden contactarlo fácilmente o perder llamadas debido a que sus empleados no están en el escritorio para atenderlos, suena la alarma de que su sistema telefónico requiere una actualización. En lugar de estar encadenado al escritorio de la oficina, sus empleados pueden pasar mucho tiempo en visitas de ventas, reuniones de clientes y otros viajes de negocios. Trabajan de forma remota, desde casa y sobre la marcha. Si no pueden elegir utilizar un teléfono de escritorio, un teléfono móvil o una computadora de escritorio para realizar llamadas comerciales o transferir llamadas entre sí, incluso si no están en la oficina, las llamadas perdidas seguirán siendo un problema y, eventualmente, afectarán su productividad.
4. Su sistema telefónico no puede crecer con su negocio.
¿Su negocio está experimentando un rápido crecimiento ahora? ¿Su volumen de llamadas ha superado la capacidad de su sistema telefónico actual? Si es así, la capacidad de aumentar la capacidad del sistema de manera fácil y rentable se convierte en un factor importante a considerar cuando se evalúa si actualizar a un nuevo sistema telefónico. Las comunicaciones de su empresa no deben detenerlo en términos de expansión corporativa. Especialmente, para las empresas que tienen un objetivo de crecimiento agresivo en los próximos años, si su sistema telefónico no puede acomodar la adición de más usuarios, una actualización es inevitable.
5. Tiene dificultades para administrar diferentes sistemas telefónicos en múltiples ubicaciones.
La capacidad para manejar múltiples oficinas es crucial ya sea que ya tenga una ubicación secundaria establecida o en caso de que planee abrir una en el futuro. Los diferentes sistemas telefónicos de oficina en múltiples ubicaciones presentan muchos desafíos, como la administración y el mantenimiento complicados. Tampoco es una opción fiscal inteligente aferrarse a un sistema telefónico tradicional al agregar una nueva ubicación. Para las empresas de varios sitios, el objetivo es encontrar un sistema telefónico que pueda unificar las comunicaciones entre todas las ubicaciones y empleados, mantener todos sus números de teléfono y servicios bajo el mismo paraguas y ser administrado desde una única ubicación.
6. Su sistema telefónico es vulnerable a la interrupción del sistema.
Es una necesidad contar con un completo plan de recuperación de desastres y contingencia para mantener el negocio en funcionamiento, independientemente de desastres naturales y otros eventos imprevistos. Los sistemas telefónicos modernos proporcionan redundancia en el sistema para garantizar que las llamadas se puedan enrutar incluso si su sistema telefónico se cae para que su negocio no se quede a oscuras. Normalmente, las soluciones locales implican el mantenimiento de equipos de respaldo adicionales para la espera activa, mientras que el sistema telefónico basado en la nube se aloja fuera del sitio para mantener las comunicaciones de su empresa en funcionamiento.
Consideraciones al actualizar a nuevos sistemas telefónicos
1. Quedan sus equipos existentes. Encuentre una solución que le permita aprovechar lo que ya estaba usando. Una solución de migración perfecta significa un gran ahorro de costos y la tranquilidad.
2. Opciones de despliegue. Se le presentan dos opciones: el sistema de teléfono VoIP local y el sistema de teléfono alojado en la nube. No hay mejor opción definitiva entre ellos. Piense detenidamente sus necesidades presentes y futuras y opte por la que mejor se adapte a su negocio.
3. El marco de tiempo para la actualización. Antes de elegir un proveedor, es posible que deba considerar el período de tiempo para la instalación e implementación de un nuevo sistema telefónico. ¿Estás en necesidad urgente? ¿Afectará su operación diaria?
4. Calcular el costo total de propiedad de sus opciones. El TCO implica costos iniciales asociados con la compra de teléfonos, enrutadores y otras tarifas no recurrentes, costos de instalación y costos de propiedad que incluyen tarifas mensuales, mantenimiento y actualizaciones después de la instalación del sistema.
5. Una infraestructura de sistema telefónico a prueba de futuro. Idealmente, necesita una infraestructura de comunicaciones de negocios con fácil escalado, actualizaciones de servicios y funciones, y tecnología en evolución, que se adapte a los cambios de su negocio.
6. Integración del sistema. Ser capaz de integrar su sistema telefónico con otras aplicaciones comerciales, especialmente las que está utilizando ahora, debe ser una prioridad.